Point B: Système satisfaisant de gestion des dossiers commerciaux

Le demandeur doit disposer d’un système comptable qui soit compatible avec les principes comptables généralement admis appliqués dans le pays considéré.
Le demandeur devrait également faciliter les contrôles douaniers par audit et conserver un historique des données permettant de les retracer depuis leur entrée dans le système jusqu’à leur sortie.
Les écritures conservées par le demandeur aux fins du contrôle douanier doivent être intégrées dans le système comptable ou permettre un recoupement avec les données de ce même système.
Le demandeur doit permettre l’accès physique et/ou électronique de l’administration des douanes à son système de gestion comptable et, le cas échéant, à ses dossiers commerciaux et registres de transport.
Son système de gestion des flux logistiques doit permettre d’identifier la localisation des marchandises.
Les critères définissent les exigences de base en matière de capacité pour les systèmes d’exploitation du demandeur (qu’ils soient manuels ou électroniques).
Les systèmes d’exploitation du demandeur peuvent comprendre des systèmes informatiques ou des systèmes physiques d’archivage. Les processus et les procédures peuvent également faire partie du système d’exploitation de l’entité.
Le demandeur doit disposer d’accords administratifs adaptés pour la gestion efficace de la chaîne logistique, ainsi que de contrôles internes à même de prévenir, de détecter et de corriger les erreurs et de prévenir et de détecter les transactions illégales ou irrégulières.
L’élément essentiel pour assurer la sécurité de la chaîne logistique internationale et le respect de la législation douanière est l’enregistrement précis des informations qui peuvent être vérifiées et remontées à leurs sources.
Le demandeur doit avoir recours à des mesures de sécurité informatique adéquates qui protègent les dossiers commerciaux contre l’accès par des personnes non autorisées.